Esta guía trata sobre la producción y almacenamiento de archivos y documentos online, desde una perspectiva de gestión de la información y trabajo compartido. La idea es que pienses y programes toda la campaña estructurada en herramientas online y en las infinitas posibilidades que ellas te presentan, permitiendo el acceso a tus contenidos desde cualquier lugar, la posibilidad de compartirlos con cualquier persona y facilitar la coordinación de tu campaña lo máximo posible. 

Esta es una guía para ayudarte a gerenciar la vida online de tu campaña, en todos los aspectos que no sean los de comunicación externa, ya que tenemos mucho material sobre eso en Im.pulsa. La idea de esta guía es ayudarte a organizar tu campaña a partir de la gestión de informaciones, documentos y archivos que seguramente ella va a generar. 

Para escoger las herramientas y cómo quieres usarlas, es bueno pensar en cuál es el formato de gestión y participación que estás buscando para tu equipo, así como lo que deseas conservar como archivo en este proceso. Nuestra recomendación es que archives prácticamente todos los materiales producidos posibles, para que no sean sólo un recuerdo de este proceso intenso, sino que también puedan convertirse en un material de estudio y reflexión para otros procesos electorales.

Con respecto a tu equipo, creemos mucho en el trabajo compartido, en el cual las personas más cercanas pueden tener acceso a la mayor cantidad de informaciones posibles y así apropiarse de los materiales y trabajar de una manera más fluida. Sabemos que esa es una buena opción si hablamos de equipos pequeños. Si en tu caso tu campaña tiene un equipo medio-grande, con varias personas por áreas, tal vez organizar el acceso a las informaciones sea mucho más productivo y seguro. 

Hablemos, entonces, de algunas herramientas y de algunos consejos sobre cómo usarlas en tu campaña electoral.

Correo electrónico oficial

Por todos los asuntos burocráticos, registro en plataformas de comunicación (páginas web y redes sociales) que sirven como un canal directo con los electores, es bueno tener una cuenta de correo electrónico oficial de la campaña, que será la misma registrada y publicada en todos los lugares. Aunque optes por registrar más correos de trabajo, es mejor tener uno que sea el oficial, que además será el que usarás en la mayoría de los registros online, evitando correos electrónicos diferentes en cada plataforma. 

Te recomendamos que tengas la menor cantidad posibles de correos electrónicos, para que las informaciones no se pierdan, no haya riesgo de mensajes sin respuestas o mensajes a nombre de la campaña sin autorización. Un correo electrónico único con una buena vigilante (responsable por revisar varias veces al día, dirigir las demandas y monitorear las ejecuciones, así como sistematizar las informaciones), puede asegurar una buena gestión, monitoreo de todos los frentes y finalmente, un buen registro de todas las informaciones generadas. 

Es bueno estudiar cuál es la mejor herramienta de correo electrónico para tu campaña. Existen varias que son gratuitas hasta cierto límite de almacenamiento. Gmail ofrece hasta 15 GB y es el que tomaremos como ejemplo en esta guía, pues está asociado también a Google Drive, una extensión de esa plataforma. 

Para el correo oficial de la campaña es bueno pensar tu organización de manera estructurada, como por ejemplo cuáles serán las CARPETAS de almacenamiento de los correos electrónicos, o el nombre de las ETIQUETAS, que permiten que un correo pertenezca a más de una categoría al mismo tiempo. Puedes dividir las informaciones por áreas estratégicas ( Comunicación, Gestión y Financiero, por ejemplo); o por los responsables del equipo para cada información (Daniela, Juan o Isabel), o cualquier otra lógica que tenga sentido para ti.  

Puedes pedir que todos los correos enviados en nombre de la campaña siempre copien el correo electrónico oficial, para que tengas un lugar con todas las informaciones generadas (backup orgánico). Es muy importante que la responsable de esta cuenta oficial guarde todos los correos porque ellos pueden ayudarte a encontrar informaciones importantes, recordar acuerdos, estructurar futuramente la historia de tu campaña o incluso encontrar informaciones de problemas burocráticos, como declaración de cuentas o pagos de distribuidores que aparezcan al terminar la campaña. 

#CONSEJO

Archivos en la nube

Hoy en día prácticamente no vale más la pena tener archivos guardados en una computadora (offline). Existe una gran cantidad de portales online que se encargan de generar archivos necesarios en el día a día de una campaña (textos, planillas, presentaciones, encuestas, entre otros), que ya quedan guardados automáticamente en la red (Nube). Hay también varios servicios de almacenamiento online que puedes usar para enviar y compartir los archivos con más personas. 

Guardar tus documentos y archivos online tiene varios beneficios, principalmente cuando se trabaja en equipo; el principal es el acceso práctico desde cualquier lugar que tenga internet, en cualquier momento. Estas plataformas y servicios ya tienen versiones móviles (para celulares) que permiten incluso la edición de los archivos en el propio celular.

Archivos que te sugerimos guardes online:

• Fotografías de la candidatura; 
• Logo del partido o de la organización;  
• Logo de la candidatura;
• Manual de la Identidad Visual de tu Campaña, en caso de que lo hayas hecho. 
• Tarjeta Política; 
• Planillas generales de gestión;
• Presentación Oficial (Powerpoint) de la candidatura;
• Identificación Tributaria de la campaña, organizados en un documento tipo texto.

Google drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento de Google, donde ya viene automáticamente agregado Documentos de Google. Este permite la elaboración de documentos útiles en el día a día de la campaña, como archivos de textos, planillas, presentaciones, encuestas, mapas (Google Maps), entre otros. Lo mejor de este servicio es la sincronización en el uso del documento, es decir, más de una persona puede editar un documento al mismo tiempo, lo que permite trabajos realmente colaborativos. Además, no necesitas preocuparte con guardar los archivos, porque se guardan automáticamente; ni con el tipo de archivo generado, ya que es muy fácil convertir los archivos a los principales formatos usados en programas de esa misma finalidad.

Como todas las aplicaciones de Google tienen tutoriales muy buenos en internet, producidos tanto por la empresa, como por usuarios que quieren compartir lo que aprenden, nuestra idea no es hacer un manual sobre sus funciones, pero sí destacar algunas cosas que pueden ayudarte a usar esta herramienta de manera práctica en tu campaña. 

Veamos.

• Drive y Carpetas de Archivo:

Crea una carpeta para los Archivos de tu Campaña y organiza todo el contenido generado dentro de ella. Puedes dividir esa carpeta en otras carpetas. Hazlo. Monta una estructura general y haz que tu equipo trabaje ya dentro de una propuesta consolidada. 

Observación: cuando compartes la carpeta existen dos categorías de participación: Lector y Editor. Recuerda invitar a las personas pensando en el poder que necesitan tener en los archivos. 

Puedes almacenar archivos editables y no editables en Google Drive (fotografías, por ejemplo, PDFs y otros archivos que no sean Documentos Google). Lo mejor es que en ese depósito puedes guardar todo lo que sea importante para tu campaña, por ejemplo: una carpeta de Materiales de Comunicación y dejarlos a una descarga de distancia de cualquiera. 

• Documentos:

Para los documentos, además de compartirlos entre editores y lectores, también tienes la opción de invitar personas como comentaristas. La función de Lector puede ser muy útil para dejar un documento de texto abierto para consulta, como por ejemplo, tu programa de campaña completo o las referencias que quieras presentar. Sólo tienes que insertar el contenido en un documento de texto, confirmar la forma correcta de compartirlo (botón en la esquina superior izquierda) y compartirlo. 

La opción “abierto para comentarios” puede ser útil para construir propuestas de campaña o de cualquier otro material con la participación de tus electores y seguidores, quienes no podrán cambiar la estructura central (insertada como texto), pero pueden contribuir con comentarios en cualquier parte de él (que después podrán ser incorporados por algún responsable con mediación del equipo)

Importante: antes de compartir el link verifica cuál combinación está siendo usada para no frustrar a quien vaya a accesarlo. Un link que no funciona puede hacer que pierdas colaboradores en el proceso. 

Las planillas también están disponibles online. Sólo tienes que tener creatividad y un poquito de dedicación para aprender algunas funciones, así podrás coordinar toda tu campaña a través de ellas. Puedes pensar en diferentes materiales estructurados en forma de planillas, como cronogramas, planes de acción, mailing, lista de contactos, mapa de votos, lista de colaboradores y donadores, presupuestos, banco de links, etc. Te advertimos que las planillas son un camino sin retorno, una vez que piensas el mundo a través de ellas, difícilmente vas a poder hacer algo sin usarlas. 

• Formularios de investigación, recolección de datos y participación social:

Puede ser muy interesante impulsar la participación de tus electores, o incluso de personas de tu equipo en la creación de contenidos específicos. Para eso, es posible desarrollar un formulario con una invitación intrigante a participar.

Existen varias herramientas de investigación y formularios gratuitos, Formularios de Google es una de ellas y también viene como extensión de tu Gmail.

Es posible estructurar encuestas de opinión o participación popular bajo diferentes formatos de cuestionarios: densos, rápidos, con preguntas de selección, preguntas de argumentación, anónimos, con datos personales, etc. Es una herramienta muy interesante y de múltiples usos, por eso si no la conoces, no dejes de probarla.

Otro gran uso de los Formularios Online es la recolección de datos para Mailing y Listas de Transmisión. Puedes enlazar este formulario a tu página web oficial, a las páginas de tu campaña o enviarlo a personas que pueden ayudarte en la misión de ampliar tu base de datos. No te olvides que, por la Ley General de Protección de Datos, para obtener esas informaciones es necesario el consentimiento. Por lo tanto, es importante explicar la finalidad de los datos recogidos de forma clara y definida. 

# CONSEJOS

• Presentaciones Gráficas com Plantillas listas:

Las famosas presentaciones de Power Point, o presentaciones gráficas, también están disponibles como herramienta online gratuita y son buenísimas para varias finalidades, principalmente para ayudarte a organizar distintas presentaciones de tu campaña para públicos diferentes. Puedes tener una presentación estándar, que sirva para cualquier evento o conferencia a la que fuiste invitada, y para enlazarla y divulgarla en tus materiales de comunicación.  

En estos tiempos de aislamiento social y de muchísimos encuentros virtuales, una presentación visual bien estructurada puede ayudarnos a hacer reuniones más productivas. Existen numerosas páginas web de plantillas ya hechas y gratuitas en internet, que se adaptan fácilmente a tus necesidades. Sólo tienes que escribir en el buscador de Google “Plantillas gratis para Google Slides” o “Temas para Google Slides” y adaptarlas.