Ahora que ya sabes en qué necesitas el poder de las voluntarias, ¡es momento de convocarlas! Llama a aquellas que no te abandonan nunca y prepárate para contar con quien todavía no conoces. ¿Preparada? 

¿Cuándo puedo empezar a convocar a las voluntarias?

La respuesta es simple: ¡YA! Y cuanto antes, mejor. Te recomendamos hacerlo en dos etapas: primero con las personas que ya conoces y después al público en general.

A quien ya conoces

¿Quién mejor para ser tu voluntaria que quien ya te conoce, quien ya cree en tu potencial y te quiere ver electa? Tus amigas, conocidas, familiares serán las primeras personas a las que deberás contactar para que te apoyen en tu campaña. 

Cuéntale a todo el mundo:

Dile a tus amigas que eres candidata y que ¡es todo o nada! (risas nerviosas). Si es posible, puedes hacerlo personalmente o con una llamada (siempre es mejor), o vía redes sociales (WhatsApp, Instagram, Facebook).

Haz una gran lista:

Ahora que la mayoría de tus aliadas ya saben que serás la próxima electa de tu comuna, ciudad, región, estado o país, es hora de reunir a algunas y crear una lista de contactos. Toma un café (u otra bebida), tu computadora, celular, y siéntate en un lugar cómodo en donde te quedarás por lo menos unas 4 horas. Ahora, coloca en una hoja de cálculo TODOS los datos de las personas que conoces y que puedan conectarte aún con más gente. Escribe sus nombres, contactos y cómo puede ayudarte. Tenemos una hoja de cálculo para ayudarte con eso.

Modelo de Mapeo de Red

Momento de hacer la invitación:

Ahora que ya tienes tu súper lista de personas, es hora de hablar con ellas. Identifica con quién harás los primeros contactos y comienza el acercamiento. Seguramente tendrás que priorizar porque, aunque lo ideal es que llames a todas las personas, a veces no vas a alcanzar. Asegúrate de llamar a aquellas personas que quieres integrar a tu equipo fijo o que crees que podrán apoyar de forma importante la campaña. Sé específica al proponer o pedir algo. 

Selecciona a tu coordinadora de voluntariado: 

Tu coordinadora de voluntariado será la responsable del contacto con tus voluntarias, resolviendo dudas, compartiendo materiales, ejecutando capacitaciones, organizando actividades y verificando si se están ejecutando de forma correcta. Por eso, es deseable que ella tenga las siguientes características: 

• ¡Ser una persona a la que le gustan las personas! Cuidadosa y con paciencia para explicar y resolver dudas de las voluntarias. 
• Deberá tener tiempo. Esta persona será parte de tu equipo fijo, por lo que deberá comprometerse a estar contigo hasta el final de la campaña y con tiempo para dedicarse a hablar de forma personalizada con todas las voluntarias. 
• Organizada. Ella va a mantener el registro de las nuevas voluntarias, quienes ya hicieron capacitación, quiénes están participando en las actividades, y organizarlo todo en una hoja de cálculo para una buena gestión. 

¿Ya pensaste en alguien con estas características? Ahora es momento de llamarle para hacerle esta invitación súper especial. Esta persona es perfecta para apoyarte en este cargo en tu campaña. 

¡Haz una convocatoria aún más grande!

Ahora que ya hablaste y convocaste a todas las personas que conoces, ¡es momento de ir hacia las redes! Tu campaña tendrá muchas más voluntarias, personas nuevas que todo el tiempo te irán conociendo.

Formulario online

Prepara un texto corto con tu estilo y explica que estás mapeando personas para colaborar con la campaña. Y todo vale: gente dispuesta a trabajar en la divulgación, yendo a las calles, apoyando  al equipo fijo, etc. Acompañado del texto, difunde un enlace con el formulario para que las personas se puedan registrar. el formulario te ayudará para que puedas organizar las informaciones de las voluntarias en un mismo lugar. Acá tenemos para ti un modelo de formulario que puedes copiar, adaptar y usar.

www.bit.ly es una página web donde puedes abreviar el link del formulario. Pero no sólo eso, allí también puedes revisar cuántos clics ha recibido.

Prepara un correo electrónico de bienvenida estándar para que la voluntaria lo reciba cuando se registre. Puedes iniciar el correo electrónico con la bienvenida a la voluntaria, hablar de su importancia en la campaña, contar que están estructurando las actividades y ¡en breve van a entrar en contacto contándote cómo pueden colaborar!

Por si necesitas ayuda, te entregamos algunas herramientas que te pueden hacer más fácil la tarea de generar esos contactos:

Modelo de email para voluntarias

Modelo de formulario para voluntarias

Consejos de dónde divulgar:

• Publica en tu página personal de Facebook, Whatsapp, Instagram y Twitter;
• Envíalo por correo electrónico a tus conocidos;
• Coloca un botón con un link en tu sitio web.

Es importante que siempre estés divulgando este formulario para conseguir más voluntarias a lo largo de la campaña. 

Hora de contactar a tus nuevas voluntarias

Es muy importante responder rápidamente a quienes se registran para una determinada tarea como voluntaria. En caso contrario, la persona puede perder interés o hasta pensar que la campaña ya no necesita de ayuda. 

1. Crea un correo electrónico o un número de whatsapp específico para hablar con las voluntarias. De esta forma, no se perderán los contactos. 
2. Crea un mensaje estándar de Bienvenida. Cada vez que alguien se inscribe, puedes enviar este correo y mensaje de whatsapp. 
3. Crea un grupo en whatsapp para hablar con todas las voluntarias, eso facilita mucho la comunicación. Es importante que todo el equipo esté también en este grupo participando, enviando mensajes animando a las voluntarias a participar, compartiendo novedades, etc. 
4. Crea una lista de transmisión con todas las voluntarias. Muchos mensajes se pierden en los grupos, entonces es bueno enviar algunos en el grupo y otros mensajes enviarlos de forma individual, esto te traerá una tasa de respuesta más alta. IMPORTANTE: pídele a la voluntaria que guarde tu contacto en su teléfono, si no no podrá recibir tus mensajes de la lista de transmisión.

Cómo Convocar Voluntarias